Finanzen & Zahlungen
Scholar bildet den Zahlungsverkehr rund um Lernmittel, Gebühren und Barkassen ab. Zahlungseingänge werden aus dem Bankkonto importiert, automatisch Schülerinnen und Schülern zugeordnet und mit deren Lernmittelkonto verrechnet.
Die Finanzbereiche sind an eigene Berechtigungen gebunden (lm_transactions, lm_admin, finance_cashbook, finance_receipts). Ohne diese Rechte erscheinen die Menüpunkte nicht.
Zahlungseingänge importieren
Kontoumsätze werden als Datei aus dem Online-Banking eingelesen:
- Transaktionen → Import öffnen
- Umsatzdatei auswählen und hochladen
- Vorschau prüfen und Import bestätigen
Bereits importierte Umsätze werden erkannt und nicht doppelt angelegt.
Transaktionsübersicht
Die Übersicht listet alle Zahlungseingänge mit Datum, Betrag, Zahler und Verwendungszweck.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Zuordnen | Zahlung einer Schülerin / einem Schüler zuweisen |
| Ausblenden | Nicht relevante Umsätze aus der Arbeitsliste nehmen |
| Ausgeblendete anzeigen | Ausgeblendete Umsätze erneut einsehen oder einblenden |
| Löschen | Fehlerhaft importierte Umsätze entfernen |
Die Zuordnung erfolgt über den Verwendungszweck (Barcode bzw. Schülernummer). Nicht eindeutig zuordenbare Zahlungen bleiben in der Arbeitsliste stehen und können manuell über die Schülersuche zugewiesen werden.
Guthaben
Unter Guthaben sehen Sie alle Konten mit Überzahlungen oder offenen Beträgen. Verfügbare Funktionen:
- Guthabenkonten ein- und ausblenden
- Lernmittelstatus zurücksetzen
- Abgleich der Lernmittel-Annahme mit den Zahlungen anstoßen
Der aktuelle Kontostand einer Schülerin / eines Schülers ist außerdem im Schülerprofil und in der Ausgabestation sichtbar.
Kassenbuch
Das Kassenbuch dokumentiert Bargeldbewegungen – z. B. Barzahlungen im Sekretariat.
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Neue Transaktion | Einnahme oder Ausgabe mit Datum, Betrag, Kategorie und Beschreibung erfassen |
| Kassensaldo | Aktueller Bestand, fortlaufend berechnet |
| Filter | Zeitraum (von/bis) und Kategorie |
| Stornieren | Fehlbuchungen werden storniert, nicht gelöscht |
Belege (E-Quittungen)
Zu einer Bargeldbuchung kann direkt ein E-Zahlungsbeleg erstellt werden:
- Transaktion auswählen → E-Zahlungsbeleg erstellen
- Empfänger/Zahler, Adresse und optionale Notizen eintragen
- Beleg speichern – er steht als PDF zum Download bereit
- Optional: Versand an eine E-Mail-Adresse
Belege sind fortlaufend nummeriert und bleiben dauerhaft abrufbar.
Verwandte Bereiche
- Lernmittel – Preise, Bestellungen und offene Forderungen
- Klassengeld – Projektabrechnung und Klassenkassen
- Schließfächer – Mieteinstellungen und Kautionen